Ile kosztuje dotacja?

Wbrew pozorom tytuł tego wpisu nie ma prowokować, w żadnym wypadku nie ma sugerować pozyskiwania dotacji za łapówki i nie, nie daje do zrozumienia, że teraz będziemy wnosić opłaty za dotacje. Potwierdzam – dotacja jest bezpłatna, ale… już jej pozyskanie i obsługa niestety nie.

Przeprowadziłam mały sondaż, z którego wynikło, iż pełne koszty obsługi dotowanego projektu wahają się od 5% do 10% w zależności od wielkości projektu (im większy projekt, tym mniejszy procent). Wychodzi więc drożej niż przeciętne oprocentowanie kredytów dla firm. Gdybym postawiła tutaj kropkę, zaraz przetoczyłaby się fala krytyki, że to niemożliwe, i że dotacja jest na pewno o wiele atrakcyjniejsza niż kredyt gotówkowy. I w sumie słusznie, bo jak każda statystyka i ta dotyczy „statystycznego beneficjenta” i jest pewnym uogólnieniem. Niektórym udaje się oszczędzić na kosztach obsługi dotacji, a inni wręcz odwrotnie, grubo przekraczają 10%.

Zastanówmy się więc, co wchodzi w katalog potencjalnych kosztów dodatkowych. Z punktu widzenia dotacji można podzielić cały proces na kilka podstawowych faz, tj.: opracowanie wniosku o dotację, przygotowanie projektu, realizacja i rozliczanie projektu oraz okres trwałości.

(1) Opracowanie wniosku o dotację

Z jednej strony wnioski o dotację i wszystkie zasady pomocy publicznej są dla przedsiębiorców wiedzą nową, dodatkową wobec ich głównej działalności. Z drugiej jednak strony, przy intensywnej konkurencji o unijne euro, wnioski są coraz wyższej jakości i coraz trudniej przebić się na szczyt. Nie wystarczy więc tylko dobry projekt/ pomysł, trzeba mieć dobry wniosek o dotację. A to oznacza inwestycję w postaci: zaangażowania pracowników, pozyskania ekspertyz, w tym opinii o innowacyjności, czy listów intencyjnych o współpracy oraz coraz częściej, zaangażowanie doradców do pisania wniosków, czy innego rodzaju ekspertów, na przykład naukowców. Wykształciła się dobra praktyka wśród doradców opracowujących wnioski o dotacje pobierania wynagrodzenia w dwóch częściach: pierwszej (mniejszej) stałej, płatnej po złożeniu wniosku i drugiej, uzależnionej od sukcesu, wyrażonej jako procent od przyznanej dotacji, płatnej tylko w momencie pozytywnej decyzji o dofinansowaniu projektu. Pozostałe pozycje to raczej koszty ponoszone już na tym wstępnym etapie.

(2) Przygotowanie projektu – być jak sportowiec przed olimpiadą

Jak wspomniałam powyżej, mimo znaczących budżetów, konkurencja o dotacje jest bardzo duża. W minionych konkursach sięgała kilkunastu złotówek na 1 złotówkę dostępnego budżetu. Ubiegając się więc o dotację trzeba to robić z pełną świadomością i niemal jak sportowiec przed olimpiadą, odpowiednio przygotować się do całego procesu. Generalnie wyróżniłabym dwa główne typy działań generujących dodatkowe koszty na tym etapie, pierwszy nazwijmy tuningiem projektu. Chodzi oto, iż chcąc jak najlepiej odpowiedzieć na kryteria oceny, przedsiębiorcy zakładają zakupy droższych maszyn i urządzeń o, na przykład, wyższym poziomie innowacyjności, czy też zatrudniają więcej osób, niż gdyby robili to bez uwzględniania dotacji w strukturze projektu. Drugi typ działań nazwałabym ponadprzeciętną dbałością o szczegóły. Dotyczy on działań, które przedsiębiorca i tak by podjął, nawet bez dotacji, czyli np. pozyskanie pozwoleń na budowę i środowiskowych, ale ze względu na ubieganie się o dotację musi poświęcić więcej czasu, często zaangażować dodatkowych ekspertów, aby cały proces, w najdrobniejszych szczegółach, był zgodny z przepisami polskimi i europejskimi.

Już na tym etapie przedsiębiorca pozyskuje także przyrzeczenie co do źródeł finansowania np. promesa kredytowa, a przy podpisywaniu umowy o dofinansowanie musi przedstawić odpowiednie jej zabezpieczenie. Jest to najczęściej weksel, ale już w przypadku zaliczek może wystąpić gwarancja bankowa lub inne formy.

(3) Realizacja i rozliczenie projektu – bądź przygotowany

Jestem przekonana, że wielu z czytających mogłoby dołożyć sporo swoich doświadczeń do tego punktu. Gdy spotykam się z nowymi klientami zawsze omawiam z nimi przyszłe zobowiązania i umowę o dofinansowanie. Może nie idzie to w parze z istniejącym na początkowym etapie entuzjazmem i chęcią opisywania, jak wspaniały mamy projekt, zamiast rozmowy o zobowiązaniach, ale później doceniany jest ten mój początkowy upór i przechodzenie przez nudne paragrafy. Nie można ubiegać się o dotację z założeniem „dają to biorę”. Powinniśmy być przygotowani i świadomi wszystkich konsekwencji.

Dofinansowany projekt to obowiązek przeprowadzenia wyboru wykonawców z zachowaniem procedury konkurencyjności. Nie można więc złożyć zamówienia „od ręki” u dotychczasowego dostawcy, ale należy przygotować zapytania ofertowe, kryteria wyboru ofert, przeprowadzić wybór i ocenę, dokonać stosowanych ogłoszeń w siedzibie i na stronie internetowej, podpisać umowy, a następnie pilnować protokołów odbioru, faktur i płatności. Wszystkie te dokumenty muszą się zgadzać w nazewnictwie, zakresie i datach oraz bezpośrednio odnosić do pozycji kosztów kwalifikowanych wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

Całość postępu projektu, zarówno rzeczową, jak i finansową, przedstawiamy we wnioskach o płatność, dowody księgowe odpowiednio opisujemy, należy także prowadzić wydzieloną księgowość, a środki trwałe zakupione z dotacji odpowiednio oznaczać.

Jak wiadomo rzeczywistość jest zmienna i nie da się przewidzieć wszystkich szczegółów projektu w momencie pisania wniosku o dofinansowanie. Dzień powszedni beneficjenta to aneksy do umów. Przy czym sekwencja jest taka, że pilnując odpowiednich terminów, najpierw składa się wniosek o aneks, by dopiero później składać wnioski o płatność zgodne z aktualnym stanem przedstawionym w umowie o dofinansowanie. Instytucja nadzorująca rozliczenie dotacji ma zazwyczaj sporo uwag i próśb o korekty lub dodatkowe informacje. Tak więc pisma krążą. Cała procedura w większości projektów oznacza opóźnienia w wypłatach dotacji wobec pierwotnie założonego harmonogramu przepływu środków. Beneficjent powinien już na początku zapewnić sobie odpowiednie źródła finansowania, np. kredyt, aby później nie ratować się szybkimi, ale droższymi rozwiązaniami. Stan rzeczy mogą poprawiać zaliczki na rzecz dotacji, ale je także trzeba rozliczać regularnie, aby móc otrzymywać kolejne wypłaty.

Zupełnie oddzielną kwestią są różnego rodzaju trudności w realizacji projektu np. zmiany lokalizacji, zakresu, czy zmiany właściciela przedsiębiorstwa, jak również kontrole i ich zalecenia. Te najprostsze oznaczają tylko kolejny aneks, te bardziej skomplikowane zaangażują ekspertów i prawników, w tym mogą spowodować koszty postępowań sądowych.

Obecnie zbliżamy się do obligatoryjnego terminu zakończenia wszystkich projektów realizowanych z funduszy 2007 – 2013, czyli maksymalnie 31 grudnia 2015 r. Wielu przedsiębiorców decyduje się na zatrudnienie doradcy w celu dokonania przeglądu końcowego. Dopóki można jeszcze dokonać zmian w projekcie i złożyć prośby o aneks, dobrze jest zbadać, gdzie występują słabe punkty projektu i zapobiec potencjalnemu niespełnieniu zobowiązań końcowych, które w drastycznej formie mogą zagrozić całej dotacji.

(4) Okres trwałości

Okres trwałości nie wiąże się zasadniczo z bezpośrednimi kosztami obsługi dotacji, trzeba jednak pamiętać, iż beneficjent musi utrzymać cele projektu i środki (trwałe oraz wartości niematerialne i prawne), które zakupił przy wykorzystaniu dotacji. Jeżeli więc otrzymał grant na maszynę to musi ona działać w ramach projektu przez okres minimum 3 lat dla małych i średnich firm oraz 5 lat dla dużych, od momentu zakończenia projektu. Jeżeli, na przykład maszyna stała się przestarzała, beneficjent może ją sprzedać, ale w jej miejsce musi zakupić inną, spełniającą cele projektu.

Podsumowanie rodzajów kosztów zebrałam na grafice poniżej.

Na koniec wróćmy do tezy postawionej na początku artykułu. Czy dotacja jest droższa niż kredyt komercyjny? Jeśli popatrzymy na zestawienie kosztów to trzeba uczciwie przyznać, że część z nich występuje również w procesie ubiegania się o kredyt np. biznes plan (odpowiednik wniosku o dofinansowanie), większość jest jednak specyficzna dla grantu. Czy więc można ograniczyć te koszty? Oczywiście, że tak. Niektóre z tych pozycji nie wystąpią w ogóle, na przykład opinia o innowacyjności nie będzie już raczej dokumentem obligatoryjnym. Ograniczanie kosztów będzie łatwiejsze z biegiem czasu, gdy przedsiębiorstwo nabierze większej praktyki w obsłudze dotacji i o wiele prostsze wraz z pozyskiwaniem kolejnych dotacji. Przydatne jest poznać na początku potencjalne kategorie kosztów i sytuacje, w których mogą wystąpić. Można się wtedy jak najefektywniej na nie przygotować. I mam nadzieję, że do tego właśnie wykorzystacie Państwo ten artykuł.
Trwa ładowanie komentarzy...